Tuesday, January 23, 2007

10 KESILAPAN BESAR PEMIMPIN DAN PENGURUS ORGANISASI

Saya berpandangan tatkala membezakan antara pemimpin dan pengurus dengan menyatakan bahawa kepemimpinan ialah proses mendorong dan mempengaruhi orang lain melakukan suatu tugas. Ia merupakan suatu seni. Manakala pengurusan ialah proses meyiapkan suatu tugas melalui orang. Ia bersifat pentadbiran. Pengurusan adalah sains.

Blanchard pula menerangkan konsep kepemimpinan dan pengurusan dengan menulis, "We need leaders who can make initiative and respond rapidly to the changing of environment", "We need to use management leadership tools to monitor performance", "We need to use leadership to drive performance in the right direction", "We can’t direct the wind but we can adjust the sails"

Malah lebih 10 abad yang lalu, Saidina ‘Ali KAW pernah mengusulkan gagasan kepentingan pengurusan dalam kepemimpinan dengan menyatakan, "Kebenaran tanpa pengurusan terancang akan ditewaskan kebatilan yang mengurus dengan terancang." Rodziah Sidik di dalam bukunya bertajuk ‘Genius Muhammad bin Abdullah’ telah mengemukakan bukti-bukti secara tersusun bagaimana peranan Rasulullah yang genius samada sebagai pendakwah, ahli politik, ahli diplomasi, pakar startegi, bijak membuat keputusan dan sebagainya. Ringkasnya, Rasulullah memaparkan suatu bentuk sunnah yang kebanyakan kita pinggirkan iaitu berdaya pimpin yang hebat dan berupaya mengurus dengan bijak serta berkesan.

Namun, tanpa kita sedar, dalam kesibukan para pemimpin organisasi, sedarkah bahawa sebenarnya kita sering mengulang kesilapan yang sama yang akhirnya memberi kesan negatif kepada organisasi? Berikut adalah 10 kesilapan besar di kalangan pengurus organisasi...


1.Tidak memahami keseluruhan kerangka organisasi. Ini bererti organisasi diurus hanya berdasarkan maklumat yang separa lengkap seperti tiada penelitian pada dokumen-dokumen lama, gagal memahami latar belakang organisasi, tidak mengerti core-business organisasi, peraturan-peraturan, kaedah pentadbiran, operasi dan aliran pengarahan.

Kebanyakan pemimpin memandang enteng terhadap perkara ini kerana menganggap bahawa ini bukan al-Qur’an dan Sunnah kerana jika ada tidak dituruti, tiada siapa yang rosak aqidah mereka. Memang benar, tetapi sifat dan tebiat sebegini akan mengakibatkan signifikan yang cukup negative kepada organisasi. Organisasi akan mengulaingi kesilapan yang sama dan menjadi off-track, ineffective dan malfunction.

Penyelesaiannya ialah para pengemudi layer organisasi mestilah membuat penelitian dan pengkajian mendalam untuk memahami kerangka keseluruhan organisasi. Ia boleh dilakukan samada melalui meneliti minit-minit mesyuarat yang lama, kertas-kerta kerja rasmi, perlembagaan, peraturan pentadbiran dan mereka yang pernah berautoriti dan berkemahiran.

2.Enggan bertanggungjawab kesilapan sendiri. Selain dari pergantungan kepada yang Maha Esa dan ajaran Rasul sebagai landasan, kejayaan dan keberkesanan sesebuah organisasi juga banyak bergantungan kepada ‘pengurusan’. Bermula dari A hingga Z… kesemuanya membabitkan ‘pengurusan’. Justeru, antara ‘substance’ penting dalam pengurusan ialah mempelajari dari kesilapan dan mengatasi kelemahan.

Jika anda melihat organisasi pimpinan anda dan tidak menyukai orang-orang di dalamnya, jangan salahkan mereka tetapi salahkan diri anda sendiri. Jika anda tidak gembira dengan progress perniagaan anda, lihat pada diri anda sendiri dan bukan hanya menyalahkan pasaran. Jika anda tidak suka kepada peratusan keuntungan yang anda perolehi, jangan salahkan inflasi tetapi cuba perhati dan nilai bagaimana anda mengurus organisasi.

Keengganan untuk melihat pada kelemahan dan kesilapan diri hanya akan mencerminkan sifat anda yang angkuh, autokratik dan kuku besi.

Justeru, penyelesaiannya ialah jika organisasi anda meraih sesuatu kejayaan, maka seorang pemimpin hendaklah mengagihkan kejayaaan. Sebaliknya, jika berlaku kegagalan, jangan saling menuding jari sebaliknya andalah orang pertama mengakui kesilapan diri dan bertanggungjawab memimpin untuk menyelesaikannya. Ibarat pepatah inggeri yang menyatakan, ‘Take the blame and deliver the success.’

3.Gagal membangunkan tenaga manusia. Menurut W. Steven Brown (Presiden Fortune Group di AS), antara tujuan utama pengurusan organisasi ialah; ‘to provide for the continuation of the business over time, personnel change and absence.’ Dalam erti kata lain, pengurusan organisasi tidak boleh meminggirkan kepentingan memastikan kesinambungan dan survival masa depan organisasi agar agendanya akan terus dapat dilaksanakan sepanjang masa walaupun mereka yang memimpin organisasi bersilih ganti.

Justeru, kegagalan dalam aspek pembangunan manusia seperti proses grooming, pendedahan berterusan, pengagihan tugas yang dipantau dan dipandu hanya akan menyebabkan kecacatan organisasi. Sifat-sifat organisasi seperti ‘one man show’, tidak mempercayai orang lain, enggan untuk belajar atau diajar juga termasuk dalam kategori kesilapan ini.

Oleh itu, pemimpin organisasi wajar menitik beratkan factor pembangunan manusia khususnya program latihan teori dan praktikel yang konsisiten, terancang, berperingkat dan berterusan. Mengapa adakalanya sesebuah organisasi sudah pun mempunyai program-program latihan tetapi masih gagal dalam membangunkan manusia?

Jawapannya mudah... kerana ia tidak dilakukan secara konsisiten, terancang, berperingkat dan berterusan!

4.Mementingkan hasil semata berbanding mempengaruhi pemikiran. Kebanyakan orang beranggapan bahawa hanya dengan aktiviti dan program semata-mata maka akan dapat terhasil sesuatu yang terbaik untuk organisasi. Pada saya, tanggapan itu salah! Pernahkah anda bertemu dengan situasi di mana ahli organisasi anda terlalu sibuk dengan program dan aktiviti organisasi tetapi mereka masih keliru malah tidak mengetahui apakah end of mind organisasi yang disertai?

Langkah terawal mengurus organisasi ialah menetapkan matlamat. Oleh itu, kerana kegagalan memastikan pemahaman dan perkongsian visi organisasi, akibatnya para pendokong hanya akan bertugas kerana mereka rasa mereka wajib membuatnya, bukan kerana rasa sedar dan bersungguh-sungguh untuk mencapai matlamat yang dicita. Memahamkan dan berkongsi aspirasi organisasi adalah proses mempengaruhi pemikiran yang mesti dilakukan oleh pemimpin organisasi.

5.Mengurus semua orang dengan cara yang sama. Ini adalah kelemahan ketara kebanyakan pendokong organisasi gerakan Islam. Mereka menganggap semua orang sama maka mereka dilayan dengan cara yang sama. Mungkin ada yang berjaya, tetapi percayalah, akan wujud masalah yang semakin kritikal malah ia berjangkit dan merebak. Hanya kerana mengubati penyakit bukan dengan ubatnya yang betul!

Berlainan orang, maka berlainan sifatnya kerana factor persekitaran, latar belakang, kepercayaan dan gaya hidup. Pemimpin sudah pasti mahu mereka difahami. Difahami akan tugas mereka yang berat, masa yang suntuk, beban yang terlalu banyak dsb. Namun, untuk difahami orang lain, anda harus memahami orang terlebih dahulu. Kata Covey, ‘Seek to understand to be under stood’. Fahami orang lain, dan bertindak tangani orang mengikut kesesuaian.

6.Terlalu menumpu pada masalah berbanding objektif. Ramai di kalangan pemimpin dan pengurus organisasi yang terlalu gemar beralasan. Mereka akan mengemukakan 1001 masalah untuk menjustifikasikan masalah dan kahirnya, mereka menyebabkan proses ke arah pencapaian objektif terbantut.

Justeru, anda memang wajar untuk memikirkan masalah. Tetapi bukan untuk beralasan. Sebaliknya berusaha untuk mencari alternative penyelesaian dan sentiasa focus kepada objektif. Jika masalah tersebut tidak memberi apa-apa kesan negative kepada objektif organisasi, anda boleh juga melupakan terus masalah tersebut.

7.Gagal menetapkan tahap prestasi. Akibat dari kegagalan ini, ahli organisasi tidak berupaya mengetahui apakah had maksima dan minima dalam melakukan sesuatu tugas. Maka, gerak kerja terhasil biasanya umpama ‘melepas batuk di tangga’ dan lebih teruk, gagal untuk mencapai kepuasan maksima pergerakan organisasi. Sepertimana # 1 tadi, jangan cepat menyelahkan orang lain. Ini adalah salah anda sebagai pemimpin yang gagal menetapkan apakah tahap prestasi yang perlu dicapai. Dengan itu, sesuatu tugasan dapat diukur samada gagal atau berjaya.

Ketetapan itu perlu dilakukan secara spesifik merangkumi perkara berikut iaitu; Kualiti, Kuantiti, Jangkamasa dan Kos.

8.Terlepas pandang pada perkara terpenting. Over-sight atau terlepas pandang adalah virus yang kian menular di kalangan pendokong organisasi. Dan gerakan Islam tidak terkecuali dari bahana ini. Seringkali tatkala melaksanakan suatu agenda terpenting, suatu perkara yang paling penting tidak dipedulikan secara tidak sengaja. Dan ianya disedari apabila masa sudah terlewat.

Hal ini hanya akan berlaku kepada pemimpin yang tidak berhati-hati, gopoh, enggan mendengar nasihat orang lain, memandang sebelah mata kepada system organisasi dan tidak mempunyai perancangan seperti membuat check-list dalam gerak kerja.

9.Hanya memandang dan mengiktiraf orang-orang hebat. Seringkali saya berhadapan situasi di mana organisasi hanya digerakkan oleh orang yang sama. Setelah tempoh yang lama, sebahagian dari mereka pasti akan mengeluh, ‘exhausted’ dan berhenti separuh jalan. Hasil tugas juga kurang bermutu kerana tugas yang terpaksa dilakukan secara ‘cincai’ kerana terlalu banyak tugasan lain perlu diselesaikan.

Mengapa keadaan ini berlaku? Antara lain ialah kerana pemimpin hanya melihat pada orang-orang yang hebat, orang-orang tertentu sahaja. Di sana tidak wujud pengagihan tugas yang menyeluruh. Jika ada yang beralasan tidak berkemahiran, maka mereka bukan sahaja tidak dipandu dengan berterusan, malah tidak dipedulikan. Akhirnya, anda akan dapati ahli organisasi semakin surut sedangkan tugas semakin bertimbun!

10.Memandang remeh pada perancangan jangka panjang. Terkadang wujud juga pemimpin yang selalu beralasan. Antara alasan-alasan popular ialah, "Para pemimpin sebelum saya memang berjaya merealisasikan wawasan 2020, tetapi zaman saya dan akan datang tidak mampu. Oleh itu, saya percaya saya berhak mengubah perancangan jangka masa panjang tersebut."

Anda boleh fikirkan, adakah itu alasan atau alternative untuk penyelesaian masalah. Bukankah lebih elok jika pemimpin yang berjiwa besar menjawab, "Walau apa jua masalah, kita akan cuba atasinya demi mencapai cita-cita yang masih panjang perjalannya! Perancangan jangka masa panjang bukan hanya tanggungjawab anda, tetapi yang paling utama ialah saya!"

Ringkasnya, apa guna diwujudkan perancangan jika ia tidak dilaksana sepertimana yang dirancang. Strategi mungkin berubah, tetapi perkara substantial mesti dikekalkan. Tetapi masalah besar di sini, wujud juga mereka yang gagal memahami antara perkara substantive dan strategi. Puncanya samada kerana kesinambungan maklumat terputus atau keengganan menerima maklumat.

Justeru, proses kesinambungan penyampaian maklumat yang lengkap terutama sekali dokumentasi dan penghayatan roh sesuatgu perancangan mesti dipandang serius agar kesilapan ini tidak menjadi amalan biasa.

Sekian.